Как мы выбирали конференцию, готовились к ней и что из этого вышло

Полный гайд по подготовке к конференции

По долгу службы я довольно часто бываю на различных выставках и конференциях, сразу оговорюсь, что все эти мероприятии так или иначе связаны с интернет-маркетингом. И обычно на этих мероприятиях почти всегда представлены одни и те же компании. Почему так происходит? Потому что когда речь заходит об участии в выставке или конференции, многие говорят, что это не для нас: это дорого и для подготовки нужно очень много времени и сил. Поэтому сегодня я расскажу о нашем опыте участия в конференции и выставке и о том, как не потратить кучу денег, времени и нервов и при этом не ударить в грязь лицом.

Выбор площадки

Конечно, когда открываешь поиск и начинаешь искать профильные выставки и конференции, глаза просто разбегаются: красочные сайты, броские заголовки, в общем, все как положено. В итоге у нас получился такой список:

  • РИФ и КИБ
  • eTarget
  • Optimization
  • Cyber Marketing
  • Осенняя сессия по контекстной рекламе
  • СПИК
  • День интернет-рекламы
  • RIW
  • ConversionConf
  • Неделя маркетинга
  • Неделя продаж
  • Партнерские конференции Битрикса

В этом году мы уже успели поучаствовать в одной конференции – День интернет рекламы и выставке-фестивале технологий, продвижения и рекламы PromediaTech. Несмотря на название фестиваля, на нем не было ни одного нашего прямого конкурента, а в качестве экспонентов выступили клиенты. А в следующий раз мы планируем участвовать в смежных конференциях и выставках, например, по строительству, бьюти-сфере, ресторанному бизнесу.

Так как выбор конференций и выставок велик, мы оценивали следующие параметры:

  1. Стоимость
  2. Целевую аудиторию
  3. Количество посетителей
  4. Участие конкурентов
  5. Возможность участия вашего спикера в программной части.

Как считать количество участников на выставке?

На этом моменте хотелось бы остановиться подробнее, потому что от количества участников зависит количество взаимодействий, а в конечном счете – продаж.

Существуют два вида конференций:

  1. Бесплатная (т. е. любой желающий может прийти на мероприятие).

Давайте разберем пример: Организаторы заявляют 4000 участников. Тут сразу мы поделила на два, потому что наш народ любит халяву, поэтому им ничего не стоит зарегистрироваться и не прийти. Потом это число мы поделили еще на два, потому что на бесплатные выставки ходят пенсионеры, которые уже сходили в больницы, отсидели очередь в сбербанке, а еще ж весь день впереди, что делать? Идти на выставку или конференцию, конечно! И не забыли мы про школьников-стартаперов, которые прогуливают школу. В итоге получается 1000 человек, которые пришли действительно по делу, при этом некоторые приходили по 2-3 человека от одной компании. В итоге остается около 500 человек потенциальных клиентов. На таком мероприятии мы собрали 152 целевые визитки и около 30 нецелевых (участники просто хотели выиграть квадрокоптер, который мы разыгрывали).

  1. Платная

Тут дело обстоит гораздо лучше. Погрешность около 15% как в одну, так и в другую сторону. Для достоверности мы запрашивали у организатров статистику, по количество зарегистрированных человек на прошлые мероприятия. Обычно организаторы без лишних вопросов предоставляют такие данные, если, конечно, им нечего скрывать :). Например, мы на мероприятии, где было заявлено 500 участников (по факту пришли 450 человек), собрали 92 визитки и 7 заявок на сайт в день конференции.

Итог

Как показала наша практика, платная конференция оказалась эффективнее, несмотря на то, что количество участников и количество собранных визиток было меньше. Количество встреч после мероприятия шесть к двум.

Стратегия

После того, как мы выбрали площадку нужно было определиться, как будем себя позиционировать, как будем собирать контакты и какие POS-материалы необходимо готовить.

В нашем случае сбор контактов был следующий:

  1. Модель, которая раздавала шоколад и собирала визитки, а также приглашала к стенду.
  2. На стенде мы разыгрывали квадрокоптер. Механика проста – участник кидает визитку в лототрон, мы рандомно, не глядя, вытягиваем одну визитку.

Совет по выбору модели: если у вас нет наработанных контактов и никто из вашей компании не хочет/не может/болеет/или еще какая-то не уважительная причина, то поиски нужно начинать задолго до начала мероприятия. В нашем случае мы пригласили к нам в офис на собеседование 4-х девушек и ни одна из них не пришла! Однако нам повезло, и в итоге мы нашли жизнерадостную девушку, которая с нами сотрудничает на постоянной основе.

Не забывайте про образ

Просто модели недостаточно, нужен образ. Для нашей выставки мы выбрали костюм вандервумен. Во-первых, костюм очень яркий и обращает на себя внимание, поэтому многие посетители фотографировались с моделью на нашем стенде и выкладывали фото в сеть. Во-вторых, это стало неплохим олицетворением нас как компании. В-третьих, мы смогли соблюсти наши корпоративные цвета.

POS-материалы

После оплаты места на выставке или конференции значительная часть средств уходит на создание промо-материалов. Во-первых, они нужны, чтобы не быть голословным. Во-вторых, многие клиенты собирают пул промо-материалов, а потом уже в офисе детально знакомятся с компанией и выбирают подрядчика. В-третьих, формируется лояльность у потенциальных клиентов.

Поэтому мы постарались сделать не просто листовки с описанием, а что-то полезное и интересное.

Что мы подготовили:

Презентацию компании (с услугами, кейсами, преимуществами).

Календари (причем было два вида настольных календарей: женский – с енотами и универсальный).

Настольные статусы (мы придумали персонажа, у которого, как и у нас, бывает разное настроение и рассказали об этом в стихотворной форме).

Шоколад с логотипом (все любят сладенькое).

Ручки с логотипом (ручки расходились быстрее ветра).

Листовки (к листовкам я всегда отношусь с осторожностью, потому что именно они первые претенденты, которые попадают в мусорное ведро. Но наши пользовались популярностью, может потому что там был котик? 🙂 ).

Блокноты с логотипом и контактами (блокноты – это вторая по значимости вещь после ручек :)).

А чтобы ничего не забыть взять с собой на мероприятие, я сформировала вот такую таблицу и добавила:

  • Дата и время
  • Информацию о конкурсе
  • Информацию о спикерах
  • Информацию о парковке
  • Список коллег

Что нельзя делать на мероприятии

Участвуя в конференциях, и в качестве экспонентов, и в качестве участников, я отметила несколько моментов, на которые стоит обратить внимание. Возможно, это прописные истины, но тем не менее далеко не все это применяют на практике.  

Боль:

Сидеть и скучать на стенде (о, это самое ужасное!). Если менеджеры зевают, постоянно что-то ищут в телефоне и, вообще, индифферентно относятся ко всему происходящему, то так вы точно ничего не продадите.

Решение:

Улыбайтесь, приглашайте к стенду, предложите выпить кофе, будьте по-настоящему заинтересованными. Это работает! Проверено.

Боль:

Отвечать “я не знаю”, даже если вы, правда, не знаете ответ на вопрос.

Решение:

Конечно, вы должны быть готовы к различным вопросам, но бывают исключения, поэтому на выставке состав команды должен быть примерно такой: менеджер по продажам, PR-менеджер, руководитель отдела SEO (это в нашем случае). Просто скажите, что более детально по вашему вопросу ему ответить руководитель “нужного” отдела и не заставляйте долго ждать клиента.

Боль:

Отпускать клиента с пустыми руками. Сейчас он помнит о вашей компании, а через 5 минут забудет.

Решение:

Не зря ж вы создавали POS-материалы, вручайте!

Вывод

Для нас участие в конференциях не прошло бесследным, во-первых, мы приобрели новых клиентов и партнеров, во-вторых, опыт для компании и для сотрудников, в-третьих, узнаваемость бренда (в большей степени, на стороне клиента).

А для того чтобы конференция прошла успешно, нужно готовиться заранее, подумать над:

  • Стратегией (позиционирование и привлечение клиентов)
  • Раздаточными материалами
  • Командой на стенде
  • Докладчиками и темами докладов
  • Организационными вопросами (доставка, оплата и прочее).

Хорошего дня и отличного настроения!

Пока мы продвигаем, клиенты отдыхают!

При оплате 3х месяцев SEO-продвижения до 30.06.19, 4й месяц в подарок!

Добавить комментарий

Ваш комментарий будет опубликован после модерации без публичного указания вашего e-mail адреса. Обязательные поля помечены *